忙しい事を言い訳にしない – 余裕を生み出す為のスケジュール管理のコツ

「忙しい」という言葉が口癖になっていませんか？
その忙しさを理由に、やりたい事を諦めていませんか・・・？

明らかに自身の能力や仕事量の限界を超えた、いわゆるオーバーワークではない場合で
先延ばしにしていた仕事や日々の雑務に大切な予定やプライベートの時間を侵食されているのであれば
スケジュール管理のミスが大きな原因となっているのかもしれません。

この記事では、社会人にとって必須スキルともいえるスケジュール管理のコツをまとめていますので
時間の確保に悩む人には是非読んでいただきたいと思っています。
新社会人の方や、部下への指導に悩んでいる方にも参考になれば幸いです。

時間は全ての人に平等に与えられているものです。
もっと自分の時間が欲しいと望んでいるのであれば
まずはスケジュール管理を徹底し、普段の仕事を効率的にこなしていく必要があります。

今一度時間の使い方を見直して仕事の成果を上げて
プライベートの時間もきちんと確保して、充実した毎日を過ごしましょう♥

時間に余裕があれば、何ができる？何が変わる？

スケジュールを上手に組むと「自分の為の時間」をしっかりと確保する事ができます。
時間に余裕が生まれると、心にも余裕が生まれます。

時間は自分でコントロールして作り出すべきものです。
スケジュール管理を徹底して普段の仕事を効率的にこなしていくと、仕事が順調に進み
精神的にも余裕が生まれ、重要な仕事で予想以上の成果を得る事ができるかもしれません。
そうなれば仕事に対するモチベーションの向上も期待できます。

仕事を順調に進める事ができると、仕事終わりのアフター5といったプライベートの時間も確保する事ができます。
プライベートの時間を確保する事で、身体的な休息はもちろん
精神的な安定も得る事ができる（ストレス発散ができる）ので、心身ともに健康な状態を維持する事につながります。

大切な人との時間を過ごしたり、趣味に没頭したり、何か新しい事を始めてみたり・・・♥

仕事だけでなくプライベートの時間も充実させる事で人生がより豊かになります。
捻出した貴重な時間を、あなたならどのように使いますか？

仕事終わりにジムに行ったり、ネイルサロンの予約を入れたり、ディナーを楽しんだり・・・♥
アフター5は社会人にとって貴重な時間。

時間に余裕がない人の3つの特徴

時間に余裕がない人は
「目標を把握して期日までの計画を立てて実行する」という流れを意識的に行う事ができていない
場合がほとんどです。

このようにスケジュール管理が曖昧な状態では、作業の効率も悪く、仕事における生産性も自ずと低下します。

スケジュール管理を徹底して行う事ができていないと、締め切り前になって慌てて取り掛かったり
就業時間内では終わらせる事ができず残業をせざるを得ない状況に陥る事になります。

ここで、セルフチェックリストを用意しました。

日頃の様子を振り返って、以下に1つでも当てはまる項目がある場合は
スケジュール管理への意識を改め、時間の使い方を見直す必要がありそうです。

いかがでしたか？

セルフチェックの項目に当てはまっていた方も、今後スケジュール管理に対する意識を変えて改善していく事で
仕事もプライベートも充実したビジネスパーソンになる事ができますよ!!

スケジュール管理の基本

まずはスケジュール管理の基本を振り返りましょう。

予定が決まればすぐに記入 → 確認・実行する → 振り返って今後に活かす

まず、スケジュール管理の基本は下記の3つです。

• 具体的な期日を確認し、決定した予定やメモを即時に「書き込む」
• 書き込んだ予定を一日に何度も見返して「確認・実行する」
• 次の予定やアイデアにつなげるために必ず「振り返る」

スケジュール作成の5つのコツ

Point 1. 全ての予定を1つのツールで一括管理する

スケジュール管理ツールは例として下記のようなものがあります。

• 手帳
• 壁掛けカレンダー
• 卓上カレンダー
• スマホやタブレットのアプリ
• PCのスケジューラー（Outlook等）
• GoogleのスプレッドシートやExcel等

上記の全てのツールを併用しているという方も多いのではないでしょうか？
しかし、3つ以上のツールを併用している方は要注意です。

アポイント決定後、忘れないようにする為といって、その予定を手帳だけでなく
卓上カレンダー、スマホやPCのカレンダーにも書いていると結果的にミスを招く可能性が高くなります。

複数のツールを併用して予定を管理すると転記漏れが起こりやすくなるので
1つのツールで予定を管理するようにしましょう。

とはいえ、社内で上司やメンバーと予定を共有する必要もあるかと思います。
スケジュール管理は仕事やプライベートの予定を個人で把握する為だけに行うものではありません。
会議の日程調整等といった目的で、仕事に関する自身のスケジュールを
社内の人間に一部公開する必要があるかと思います。
その場合はメインツール+社内共有ツールの最大2つまでに絞って使い分けると良いでしょう。
「メインツールを優先的に使用して、その後で必要な情報だけ共有用に転記する」といったルールを定めましょう。

また、仕事とプライベートの予定も1つのツールで一括管理してください。
同じ予定表で管理をしていないと、両方の予定表で確認をしなければならないので手間がかかるだけでなく
確認漏れによるミスが起こるリスクも高まります。
仕事の予定を入れる前にプライベートの予定を入れる事もスケジュール管理の方法の一つです。
楽しみにしている予定を入れておくとモチベーションにつながり、意欲的に仕事に取り組む事ができます。

Point 2. 作業時間を正確に把握してスケジュールを組む

スケジュール管理の基本でも記していますが、
個々の作業にかかった時間を必ず記録する習慣を身に付けてください。

自身の性格や習慣、能力等を考慮し作業時間を想定して、余裕のある時間配分でスケジュールを組みましょう。
理想的なスケジュールを組んでも自身の余裕やスキルが追い付いていなければ業務を遂行する事はできません。

Point 3. 予定と予定の間には前後に空白時間を設け、不測の事態に備える

想定していた終了時間よりも長引いて、その後の予定が全てずれ込み
想定外の残業に追い込まれた経験はありませんか？
そんな不測の事態に備えて、予定と予定の間には30分～1時間程度のゆとりを持たせたスケジュールを組みましょう。
スケジュールを詰め込み過ぎず、イレギュラーへの対応や次の準備に時間を使う事ができるようにしておきましょう。
あらかじめ予備日を確保しておくのも良いでしょう。

特に、同じ日に複数の顧客とのアポを入れる際には、予定の遅れが発生した際に次の顧客に迷惑をかけてしまうので
時間に余裕のないスケジュールを組まないように注意してください。

Point 4. 外出の予定は極力同じ日にまとめる

営業や挨拶回り、打ち合わせ等外出の予定が決まったら
複数のアポイントを可能な範囲でその日に合わせて誘導しましょう。
極力一日にまとめる事で移動時間を短縮する事ができます。

複数のアポイントを一日にまとめる時は
Point 3. 予定と予定の間には前後に空白時間を設け、不測の事態に備えるで記したように
移動時間や不測の事態を考慮して前後に空白時間を設定するようにしましょう。

Point 5. 余裕がある場合は、前倒しで作業を進める

早く作業が終了する分には何の問題もありません。
前倒しで作業することで締め切り間近に慌てて作業する事もなくなります。
締め切りより早く作業を完了させる事で、同僚や上司からの信頼関係にもつながります。

スケジュール管理のコツは「タスク管理」にあり

時間を生み出すスケジュール管理をする上で最も重要な事は
スケジュール帳をベースに予定の選択や並びを考えるといったタイムマネジメントを能動的に行う事です。

具体的には、タスク管理を徹底するという事です。

時間に余裕がない人の3つの特徴で記した内容はどれも
タスク管理に問題がある事を示唆しています。
スケジュール管理にはタスク管理が大きく影響しますので、この機会に見直してみてください。

ちなみに、こちらの記事ではタスク管理アプリとして「Trello」をご紹介しています。
チームでも個人でも、こういったアプリやソフトを利用しながら作業の進捗管理を行うと
視覚的に瞬時に作業状況を把握できるのでおすすめです。

余裕を生み出すスケジュールの組み方

ここからはタスク管理にも触れながらスケジュールの組み方をまとめていきます。
この流れに沿ってスケジュールを組んでいけば、
時間にも心にも余裕を生み出すスケジュールを組む事ができるようになります!!

1. 作業内容を分類して目的を明確にする

作業内容の整理をして、現時点で「何を」「いつから開始して」「いつまでに完了」しなければならないのかを
明確に把握しましょう。
今抱えている全ての作業とその期日（締め切りや納期）をリストアップしてください。

2. 作業の優先順位を決定する

次にすべき事は作業の優先順位の決定です。

作業の優先順位を明確にする事こそがスケジュール管理のコツです。
作業内容や作業量、期日を正確に把握したうえで
優先度の高いものから順番に取り組むように計画を立てていきましょう。

まずは下記を参考に、全ての作業を分類してください。

大まかに作業を分類した後は、優先度が高い作業の中でもさらに順位をつけていきます。

優先順位が低いタスクはどうしても先延ばしにしがちですが、溜め込むと後々困るので
早い段階から少しずつこなす事を意識してスケジュールを組むようにしてください。

3. 各作業に、自身で決めた「目標の締め切り日」を設定する

全ての作業において、本来の期日よりも少し早く作業を終わらせる為に、
自身で決めた目標の締め切り日を設定してください。
また、締め切り日が特にない作業にも、自身で決めた締め切り日を設定しましょう。

目標の締め切り日を設定する際、本来の期日の数日前〜前日に設定しておきます。
日にちに余裕を持たせて目標の締め切り日を設定し、早期に完成させる事ができれば
作成した書類やデータの確認作業に充てる時間も十分に確保できます。
また、万が一不具合があった際にも落ち着いて対処できます。

※一つの業務は必ず設定した期日以内に終わらせて引き延ばす事がないように徹底しましょう。
　予定を早々とクリアできると、その次を考える余裕すら生まれます。
　計画通りに実行できる人は成長も早く、周囲からも厚い信頼を得る事ができます。

4. 設定した目標の締め切り日の「中間日」を設定する

先程設定した目標の締め切り日の中間日を設定してください。
作業の工程を分割し、設定した中間日までに60％の工程が終わるように日割りします。
その後、中間日から締切日までの残り40％の工程も日割りします。

ここで「目標の締め切り日」と「目標の中間締め切り日」を含めた、本来の締め切り日までの作業工程を
全てスケジュール帳に落とし込んでいきましょう。

5. 予定に空白時間を設ける

スケジュール作成のコツの
Point 3. 予定と予定の間には前後に空白時間を設け、不測の事態に備えるでも記しましたが、
予定と予定の間に空白時間を設定しましょう。

計画を無理に詰め込んでしまっては予期せぬ事態が起こった時に対処する余裕がありません。

すきま時間を用意しておくと、計画通りに予定が進行すれば、次の作業を前倒しで取り掛かる事も可能です。
スケジュールを作成したら滞りなく達成できるかどうか確認してみてください。

まとめ

タスク管理が余裕を生み出すスケジュール管理のカギを握っています。
仕事を完成させるまでに「どういうステップでどれくらいの時間が必要か」という
見通しをつける習慣を身に付けましょう。

仕事を効率化し、充実したプライベートの時間を確保してください♥